با یک برنامه ریزی خوب ، اجازه نمی‌دهید کارهای کاذب، مانع کارهای واقعی شوند. درگیر شدن در کارهای بی‌اهمیت، شما را هرگز به جاییکه می‌خواهید برسید نمی‌رساند. کارآفرینان می‌گویند یکی از بزرگترین چالش‌ها‌ی شغلی، متمرکز ماندن روی کارها است. برای حفظ تمرکز و اینکه به بیراهه نروید، داشتن برنامه برای شما حیاتی ست تا طبق آن عمل کرده و به جاده خاکی نزنید. یک برنامه‌ی نوشته شده باعث می‌شود بدانید هر روز باید چه دست آوردی‌هایی داشته باشید، پس فقط کارهایی را انجام می‌دهید که به آن دست آوردها برسید.
میتوانید یک ساعت در روز را یا روزهای آخر هفته را برای برنامه ریزی هفتگی خود اختصاص دهید. وقتی برنامه ریزی کردید، حالا می‌دانید در اولین روز هفته روی چه کاری باید تمرکز کنید و تا آخر هفته باید چه کارهایی را انجام دهید. طبق این برنامه، شما می‌دانید که اولین اولویت کاریتان چیست و سپس دومین و سومین. سعی کنید هر روز بیشتر از سه تا اولویت کاری نداشته باشید.
مزیت یک برنامه ریزی خوب به این است که بعد از مدتی خواهید فهمید چه کارهایی هستند که شما را از مسیر تعیین شده منحرف می‌کنند، در نتیجه آنها را انجام نخواهید داد. هر چه که تقویم کاری شما با جزییات بیشتری همراه باشد، کارایی و تمرکز بیشتری هم خواهید داشت. نوشتن اولویت‌ها، باعث می‌شود از نظر ذهنی به آنها متعهد شوید و انجامشان دهید.
اما با این وجود، همیشه حواس پرتی‌ها و منحرف شدن از کار، وجود دارند. تماس‌ها‌ی تلفنی، چت کردن، ایمیل‌ها، و خیلی موارد دیگر که حواستان نیست دارند حواستان را پرت می‌کنند. اما با یک برنامه ریزی خوب، می توانید در آخر هفته متوجه شوید چه کارهایی را طبق برنامه و کدام را خارج از برنامه انجام داده‌اید.
چطوری برنامه ریزی خوب داشته باشیم؟
برنامه ریزی خود را از طریق رده بندی زیر انجام دهید تا بتوانید یک فعالیت را شروع و به طور کامل تمام کنید و از غرق شدن در امواج سرگردانی‌ها نجات یابید.
- کارهایی که باید سریعا انجام دهید
هرکاری که جزء اولویت‌ها‌ی شما است، اولین کاری‌ست که در برنامه می نویسید و هر چه قدر هم نیاز بود برایش زمان بگذارید.
- کارهایی که میتوانید به دیگران محول کنید
برخی کارها هستند که شخص دیگری هم می‌تواند آنرا برای شما انجام دهد. حتی اگر یک کسب و کار کوچک هم دارید، باز میتوانید از دانشجویان یا کارآموزان آن رشته، بهره‌مند گردید تا هم آنها کاری را یاد گرفته باشند و هم شما زمان خودتان را ذخیره کرده باشید.
- رها کردن برخی کارها
از خودتان سوال کنید آیا انجام فلان کار، برای من سودآور است؟ آیا در دراز مدت می‌تواند برای من سودآور باشد؟ آیا برای رسیدن به اولویت‌ها‌یم به من کمک می‌کند؟ اگر این پاسخ‌ها منفی ست، بهتر است آن کار را رها کنید.
- عقب انداختن برخی کارها
گاهی کاری هست که انجامش در کل باعث منفعت شما می‌شود اما چندان هم در اولویت اول شما نیست، پس میتوانید از نظر زمانی آنرا به عقب بیاندازید تا در یک زمان مناسب انجام دهید.
با انجام این کارها ، میتوانید یک برنامه ریزی خوب داشته باشید.
خیلی کارهای به ظاهر کوچکی هستند که اگر حساب کنید در طول یک هفته، زمان زیادی را به خودشان اختصاص می‌دهند، مثلا تلفن‌ها یا شبکه‌ها‌ی اجتماعی، حتی اگر شما آنها را در لابلای کارهای اصلی خود انجام دهید، در آخر روز وقتی از کارتان دست می‌کشید متوجه می‌شوید که چقدر از کار اصلی خود عقب افتاده‌اید، اینجاست که باید متوجه شوید به تغییرات عمده‌ای برای رسیدن به یک برنامه ریزی خوب احتیاج دارید.
هر روز ۲۵ دقیقه وقت بگذارید و طبق رده بندی بالا، یک برنامه روزانه برای آن روز بنویسید و سه تا کار مهم را به ترتیب اولویت در برنامه خود قرار دهید، سپس زمان خود را به سه قسمت تقسیم کنید تا آن سه تا کار مهم را انجام دهید.
برای کارهای خلاقانه و فکری، صبح‌ها را اختصاص دهید چون مغزتان هنوز تازه نفس است و بهتر کار می‌کند. بعدازظهر‌ها را برای کارهایی که نیمه تمام مانده‌اند اختصاص دهید. اینکه بدانید چه کاری را چه زمانی انجام دهید خیلی خوب است چون هم باعث تمرکز شما می‌شود و هم تمام روزتان را نمی‌گیرد.
یکی دیگر از کارهایی که باعث هدر رفتن زمان می‌شود، وقت گذاشتن برای مشتری یا مخاطبینی است که خودشان حاضر نیستند هیچ کاری برای خودشان انجام دهند. مثلا بعنوان یک مربی، اگر برای دانشجویی وقت بگذارید که به حرفهای مربی عمل نمی‌کند، بی فایده است و فقط زمان خود را هدر داده‌اید.
میتوانید با چند پرسش از دیگران، متوجه شوید که آیا آنها مصمم هستند یا نه. اگر نبودند، زمان خود را برای آنها هدر ندهید چرا که زمان چیزی ست که همه‌ی ما برای به ثمر رساندن کارهایمان به آن نیاز داریم.
ترجمه اختصاصی مجله قرمز از مقاله Tory Johnson
منبع : success