اولین گام مدیریت زمان چیست؟ هر روزه مطالب زیادی درباره ضرورت و فواید مدیریت زمان می‌شنویم اما با این وجود خیلی از ما هنوز هم فرصت‌های زیادی را از دست می‌دهیم و ارزشمندترین سرمایه‌مان که عمرمان است را بی‌آنکه حتی متوجه شویم هدر می‌دهیم.
اولین گام در مدیریت زمان این است که بفهمید در حال حاضر چگونه وقتتان را مصرف می‌کنید. درواقع برای اینکه در مدیریت زمان خود بهتر عمل کنید، ابتدا باید بدانید که در حال حاضر چگونه از وقتتان استفاده می‌کنید. در این مقاله سه رویکرد کلی ردیابی زمان معرفی شده و جوانب مثبت و منفی هرکدام شرح داده شده است.
برای داشتن بهره‌وری بیشتر، باید بتوانید زمان‌تان را به‌طور موثر مدیریت کنید. چگونه می‌توانید زمان‌تان را بهتر مدیریت کنید؟ مهم نیست که از نظر مهارت‌های مدیریت زمان در چه مرحله‌ای هستید، اولین گام مدیریت زمان این است که نحوه گذراندن وقتتان را در حال حاضر پیگیری کنید. اگر ندانید اکنون چطور از زمان‌تان استفاده می‌کنید، نمی‌توانید نحوه گذران آن را تغییر دهید.
سه روش اصلی برای ردیابی زمان وجود دارد که هر یک موافقان و مخالفانی دارند. روشی که معمولاً ساده‌ترین روش در نظر گرفته می‌شود کمترین دقت را دارد و روشی که دقیق‌ترین است، بسیار وقت‌گیر است. نهایتاً، یک روش هم برای ردیابی زمان با استفاده از فناوری وجود دارد که بسیار آسان است، اما فقط برای انواع خاصی از کارها دقیق است.
سه روش برای اولین گام مدیریت زمان
- روش برآورد و تخمین زمان
برآورد زمان چیست؟ روش تخمین زمان، درواقع تهیه لیستی از همه کارهایی است که شما در طول یک دوره زمانی انجام داده‌اید به همراه ساعت‌ها و دقایقی که تخمین می‌زنید صرف آن کارها شده است.
نحوه تخمین زمان: برآورد زمان اغلب در پایان هفته انجام می‌شود. شما به هفته گذشته خود یا هر دوره زمانی که می‌خواهید، دوباره فکر می‌کنید و تعداد ساعاتی را که فکر می‌کنید مثلاً کار کرده‌اید، خوابیده‌اید، آشپزی کرده‌اید ، نظافت کرده‌اید یا فیلم تماشا کرده‌اید، یادداشت می‌کنید. در این بین تقویم هم می‌تواند به شما کمک کند.
جوانب مثبت: این روش برآورد زمان سریع است. از آنجا که این کار را به‌صورت هفتگی انجام می‌دهید، تمرکز روی کارهای روزمره شما با ثبت روزانه و لحظه‌ای محدود نمی‌شود.
نکات منفی: این روش کم‌دقت‌ترین روش است. محققان دریافته‌اند وقتی افراد براساس روش تخمین زمان گذشته، برای زمان‌های آتی‌شان برنامه‌ریزی می‌کنند، در مجموع ساعتهایی که برای انجام کارها در نظر گرفته‌اند نسبت به ساعات واقعی هفته (۱۶۸ ساعت) بیشتر می‌شود. معمولاً افراد تمایل دارند بیش‌ازاندازه کار کنند و اوقات فراغت‌شان را دست کم می‌گیرند.
- جدول زمانی
جدول زمانی چیست؟ روش جدول زمانی، درواقع ثبت وقایعی است که در تمام طول روز انجام داده‌اید، براساس بازه‌های زمانی مشخص که کل روز شما را نمایش می‌دهند. درواقع ایده این است که ۲۴ ساعت را براساس بلوک‌های زمانی در نظر بگیرید.
نحوه انجام روش جدول زمانی: برای اجرای این روش، به چیزی بیشتر از یک برگ کاغذ نیاز دارید. در نرم‌افزار اکسل یک ستون ایجاد کنید و بلوک‌های زمانی را با افزایش ۱۵، ۳۰ یا ۶۰ دقیقه در آن وارد کنید. می‌توانید چند بلوک زمانی را برای ساعاتی که معمولاً خواب هستید، ترکیب کنید. به‌صورت دوره‌ای در طول روز یا در پایان روز، فضای اختصاص داده‌شده به هر بلوک زمانی را با فعالیتی که در آن مدت انجام داده‌اید پر کنید. اینکه چقدر توصیفات شما دقیق باشد به چیزی که می‌خواهید درمورد خودتان ثبت کنید یا نوع تغییری که می‌خواهید در مدیریت زمان‌تان ایجاد کنید، بستگی دارد.
جوانب مثبت: این روش دقیق‌تر از روش تخمین زمان است. طولانی یا کوتاه بودن جدول دست خودتان است. طبقه‌بندی زمان‌تان در دسته‌های مختلف، جمع اعداد و تجزیه و تحلیل نتایج بسیار آسان است.
نکات منفی: نوشتن یک عبارت برای کاری که مثلاً بین ساعت ۹ تا ۱۰ صبح انجام داده‌اید، ممکن است انعکاس واقع‌بینانه‌ای از چگونگی استفاده واقعی از آن ساعت نباشد. مثلا آیا در آن ساعت واقعا شما کار کردید آیا میزتان را ترک کردید و یک نوشیدنی نوشیدید؟ آیا تماس تلفنی کوتاه برقرار کردید؟ در نیمه کار خود چند دقیقه اخبار آنلاین را خواندید؟ جدول زمانی بلوک‌های زمانی را تعمیم می‌دهد، بدون اینکه جزئیات واقعی کاری که انجام می‌دهید را ثبت کرده باشد.
- اپلیکیشن‌های ردیابی زمان
اپلیکیشن ردیابی زمان چیست؟ اپلیکیشن ردیابی زمان، نرم‌افزاری است که برای ردیابی مدت زمان صرف‌شده در رایانه و تلفن همراه استفاده می‌شود. این برنامه‌ها به دو گروه فعال و غیرفعال تقسیم می‌شوند. اپلیکیشن ردیابی زمان RescueTime یک نمونه غیرفعال است و میزان زمانی که در برنامه‌های و وب‌سایت‌های مختلف می‌گذرانید را اندازه‌گیری می‌کند. اپلیکیشن Toggl نیز یک برنامه ردیابی زمان فعال است و به شما یک تایمر روی صفحه می‌دهد که هنگام کار شما فعال است، بنابراین هنگام انجام یک کار می‌توانید از چند برنامه و وب‌سایت استفاده کنید.
نحوه استفاده از برنامه‌های ردیابی زمان: برنامه‌های غیرفعال، پس از نصب و اجرای برنامه، به‌طور خودکار تمام فعالیت‌های شما را ثبت، طبقه‌بندی، جمع‌بندی و تجزیه و تحلیل می‌کند. هر زمان که بخواهید می‌توانید این برنامه را موقتاً متوقف کنید و می‌توانید تنظیم کنید در مواقعی که نمی‌خواهید فعالیت‌هایتان را پیگیری کند، غیرفعال شود. اما تایمرهای برنامه‌های فعال را خود شما باید فعال کنید و برای شروع و متوقف شدن‌شان به شما اعتماد می‌کنند. این برنامه‌ها به شما اجازه می‌دهند اطلاعات مربوط به کاری که در حال اجرای آن هستید را وارد کنید و برنامه به‌طور خودکار این اطلاعات را ثبت می‌کند و هر زمان که خواستید می‌توانید آن را مشاهده و تجزیه و تحلیل کنید. برنامه‌های ردیابی زمان فعال از این جهت هم مفید هستند که می‌توانید تایمر آن را در جلسات، ماموریت و وقتی که در حال انجام کارهای غیر‌رایانه ای دیگری هستید، فعال کنید تا این فعالیت‌ها نیز در برنامه ثبت شوند.
تعدادی برنامه‌ی ردیابی زمان نیز وجود دارند که موقعیت (location) شما را رصد می‌کنند و سعی می‌کنند از روی حدس به شما کمک کنند تا زمان‌تان را از این طریق طبقه‌بندی کنید، اما این برنامه‌ها هنوز خیلی هوشمند نیستند و به ورود بیش‌ازحد دستی اطلاعات نیاز دارند تا موثر باشند. شاید روزی پیشرفت کنند.
جوانب مثبت: وقتی صحبت از ردیابی فعالیت‌های دیجیتال است، اپلیکیشن‌های ردیابی زمان بسیار خوب عمل می‌کنند. آن‌ها همچنین ابزارهایی برای دسته‌بندی زمان شما و جمع‌بندی آن‌ها براساس انواع نمودارها دارند. استفاده از آن‌ها معمولاَ بسیار آسان است و اکثرشان نسخه‌های رایگان هم دارند.
نکات منفی: برنامه‌های ردیابی زمان، تجزیه و تحلیل خیلی خوبی از فعالیت‌های دیجیتال شما ارائه می‌دهند، اما برای ردیابی همه‌ی وقت شما ساخته نشده‌اند، بنابراین ساعتهایی که صرف تاکردن لباس‌ها، پخت‌وپز، خواندن کتاب، بازی با بچه‌ها یا حیوانات خانگی و یا هر کار دیگری می‌شود را از دست می‌دهند.
دو هفته زمان را ردیابی کنید، سپس تجزیه و تحلیل کنید
اگر در ردیابی زمان تازه‌کار هستید، توصیه می‌کنم روش جدول زمانی را با یک باپلیکیشن ردیابی زمان ترکیب کنید. به‌این‌ترتیب، می‌توانید یک نمای کلی از نحوه گذراندن تمام ساعات روز خود به‌علاوه تجزیه و تحلیل دقیق زمان صرف‌شده در کامپیوتر و موبایل داشته باشید.
رویکرد درست این است که حداقل دو هفته به ردیابی زمان ادامه دهید و سپس تجزیه و تحلیل کنید. زیرا معمولا وقتی ردیابی زمان را شروع می‌کنید در طی یکی دو روز اول، ممکن است رفتارتان را کمی نسبت به حالت عادی تغییر دهید، زیرا به این واقعیت فکر می‌کنید که دارید ردیابی زمان انجام می‌دهید. اما بعد از چند روز رفتار شما به‌سرعت به حالت عادی برمی‌گردد.
ایده این است که درک کنید که واقعا ساعت‌هایتان را چگونه مصرف می‌کنید. وقتی دانستید که چگونه وقتتان را در کل روز می‌گذرانید، می‌توانید تصمیمات آگاهانه‌ای درباره کارهایی که می‌خواهید بیشتر یا کمتر در برنمه روزانه‌تان جای داشته باشند بگیرید، یا اگر می‌خواهید کار کاملاً جدیدی را شروع کنید، آن را به‌طور موثرتری در برنامه روزانه‌تان جا دهید.
ترجمه اختصاصی توسط مجله قرمز
منبع : pcmag