برای داشتن یک محصول خوب، چگونه کارهایتان را اولویت بندی می‌کنید؟ خیلی از ما بر اساس فوریت است که کارهایمان را اولویت بندی می‌کنیم. یعنی بر‌اساس میزان اورژانسی بودن کار. همچنین کارهایی که باعث جلب توجه ما می‌شوند نیز همانهایی هستند که تمرکز خود را بر روی آن می‌گذاریم. اما در این مقاله خواهید فهمیدکه همیشه هم این روش، صحیح نیست.
ما اغلب در طی یک پروژه‌ی کاری، به دلایل مختلف تمرکز خود را از دست می‌دهیم و حواسمان به سوی ایمیل‌ها، پیامک‌ها یا ملاقات‌ها پرت می‌شود. کارهای نیمه کاره را رها می‌کنیم و سراغ کارهای جدید یا اورژانسی می‌رویم و بعد هم یادمان می‌رود سراغ آن کارهای نیمه تمام برگردیم، و در نتیجه، یک عالمه کار نیمه تمام داریم که برای همیشه آنها را فراموش می‌کنیم.
اصولا آن کارهایی که باعث وقفه در انجام بقیه‌ی کارها می‌شوند، خودشان دارای اهمیت نیستند و این بدان معنی نیست که اگر چه ما سخت کار می‌کنیم اما سرانجام متوجه می‌شویم بی فایده بودند. یک چیزی شبیه به آب در هاون کوبیدن. از طرفی هم برگشتنِ دوباره سراغ کارهای نیمه تمام قبلی، باعث هزینه شدن زمان و گاهی افت کیفیت محصول می‌شود.
در واقع ما فعالیتی که منجر به تولید به یک محصول می‌شود را با فعالیتی که فقط زمان را هدر می‌دهد قاطی می‌کنیم. حالا چطور میتوان مانع از چنین اتفاقی شد؟
یک کارخانه را در نظر بگیرید. چطور میتوان فهمید آن کارخانه دارد به بیراهه می‌رود؟ از طریق کم شدن محصول ان کارخانه. ما نیز اگر متوجه کاهش راندمان کاری خود شویم، می‌توانیم آنرا بر طرف کنیم و تولیدات موثر و راندمان کاری خود را چه در سطح تجاری چه در زندگی شخصی، بالا ببریم و محصول مرغوب تری تولید کنیم.
محصول
در یک کارخانه، اگر خط تولید را بهینه کنیم، محصول نهایی بهتری خواهیم داشت. این بدان معناست که چینش خط تولید را طوری انجام دهید که بدون برخورد با موانع، تا به دست آمدن محصول نهایی، کار کند. هر چه این جریان سریع تر باشد، محصول نهایی خط تولید، بهتر و بهینه تر خواهد بود.
بهینه کردن خط تولید، گاهی چندان هم خوشایند نیست چرا که گاهی به معنای حذف کردن برخی ظرفیتهای استفاده نشده در خط تولید است. یعنی شما مجبورید برخی قسمتهای خط تولید کارخانه را حذف کنید تا به سمت بهینه کاری پیش بروید.
در واقع این یک افسانه است که اگر از ۱۰۰ در صد ظرفیت خط تولید استفاده کنیم، بهره‌وری بالایی خواهیم داشت چرا که همیشه نواقص و کاستی هایی هست که مانع چنین اتفاقی می‌شود. یکی از علتهای وقوع معایب، زمانی ست که کارخانه کار نمی‌کند و خط تولید خوابیده است. روز بعد متوجه میشوید یک قسمت از خط تولید، به هر دلیلی دچار توقف شده است، این توقف روی بقیه قسمتهای خط تولید هم اثر می‌گذارد چون بقیه قسمتها باید منتظر راه اندازی مجدد آن بخش معیوب شوند و این یعنی هدر رفتن زمان.
بهینه ساختن خط تولید یعنی توامند سازی هر یک از بخش های خط تولید. هر چه که این توانمند سازی در هر کدام از بخش های خط تولید بیشتر باشد، زمانی که در طی پروسه‌ی تولید هدر می‌رود کمتر خواهد بود و در نتیجه تاخیر در ارائه‌ی محصول ، کاهش خواهد یافت.
یکی از نکات کلیدی دیگر برای بهینه سازی، نظم است. یعنی خط تولید کارخانه طی یک نظم مشخصی، کار کند. اگر خط تولید کارخانه، یک تقویم منظم داشته باشد، وقتی که یک سفارش جدید به کارخانه داده می‌شود، از نظر اولویتی ارزیابی می‌شود و در تقویم کاری خط تولید قرار می‌گیرد تا انجام شود.
وقتی که تولید یک محصول تمام شود، مواد اولیه و خام کارخانه، به انبار بر می‌گردد تا برای تولید بعدی مورد استفاده قرار گیرد و این یعنی چیزی هدر نمی‌رود. کارخانه های موفق آنهایی هستند که به کارگران خود اجازه نمی‌دهند مرتبا از یک کار به کار دیگری پرش داشته باشند. همه‌ی کارها بر اساس نظمی که از قبل مشخص شده است انجام می‌شود.
این مسئله فقط برای کارخانه ها صادق نیست بلکه در هر شغلی صادق است. مثلا اگر شغل یک فرد در زمینه IT باشد، سفارش کار از طرق مختلف به دستش می‌رسد، از طرف مدیر شرکت ، یا از طریق یک ایمیل، یا در یک ملاقات، یا از طریق یکی از همکارانش. ولی اگر آن شخص از قبل یک سیستمی شبیه به کارخانه، تهیه نکرده باشد، با مشکلی که در ابتدا ذکر شد مواجه می‌شود. یعنی یک کار نیمه تمام را رها کرده و سراغ کار جدید می‌رود. که منجر به افت کیفیت و هدر رفتن زمان خواهد بود.
اینجاست که برای داشتن محصول خوب، اولویت بندی، مهم است.
پس مسئولیت هر شخص در هر شغلی، ساختن یک تقویم منظم کاری است که کارها را، در صف انتظار قرار دهد و تا کار قبلی تمام نشده، سراغ بعدی نرود.
صف انتظار کارها، به طرق مختلفی می‌تواند ساخته شود اما نکته مهم این است که هر پروژه‌ی کاری را بایستی به بخشهای کوچکتری تقسیم کرد. دقیقا شبیه به یک خط تولید که هر بخش از خط تولید فقط یک کار مشخص را انجام می‌دهد نه اینکه تمام کارها را فقط همان بخش انجام دهد.
شما نیز کارها را بر اساس اولویت هایی که در نظر دارید بنویسید و برای تکمیل آنها، قدم های منظم و کوچک کوچک بردارید.
برای تولید یک محصول ،چطور باید اولویت بندی کنیم؟
دو راه کلی برای اولویت بندی وجود دارد، یکی بر اساس اهمیت، یکی بر اساس فوریت.
استفان کاوی در کتاب ۷ قانون انسانهای کارآمد، این روشها را به خوبی توضیح داده است.
۱- مهم / فوریت زیاد
۲- مهم / فوریت کم
۳- کمتر مهم / فوریت زیاد
۴- کمتر مهم / فوریت کم
شما می‌توانید به ترتیب شماره بندی از ۱ تا ۴ ، به هر کاری شماره بدهید. هر کاری که در شماره ۱ قرار گرفت یعنی در اولویت اول شما قرار دارد و هر کاری که در شماره ۴ قرار گرفت، یعنی در اولویت آخر قرار دارد. حالا حساب کنید ببینید روزانه چند در صد از کارهایی که انجام می‌دهید در اولویت شماره یک است و چند در صد در اولویت شماره چهار؟
برای داشتن محصول خوب، بایستی همیشه از کار شماره یک شروع کنیم و تا وقتی شماره یک را تمام نکردهایم، سراغ شماره‌ی ۲ نرویم و تا وقتی ۲ تمام نشده سراغ ۳ نرویم و الی آخر…
لازم به ذکر است که وقت گذاشتن با خانواده، ورزش کردن، تفریح کردن نیز باید در اولویت بندی شما قرار گیرند چرا که باعث سلامت ذهن، فکر و شخصیت می‌شوند.
یک الگوی دیگر نیز برای اولویت بندی وجود دارد. طبق طبقه بندی زیر، تفاوت بین انجام کارهایی که تاثیر گذار هستند و کارهایی که باید برایشان تلاش کرد مشخص می‌شود:
۱- کارهایی که تاثیر بالایی دارند اما به تلاش کمی نیاز دارند، کارهایی هستند که منجر به موفقیت‌های سریع می‌شوند.
۲- کارهایی که تاثیر بالایی دارند و به تلاش زیادی نیاز دارند، جز پروژه‌های کاری قرار می‌گیرند.
۳- کارهایی که تاثیر کمی دارند و به تلاش کمی نیاز دارند، می‌توانند بین کارهای دیگر تقسیم شوند.
۴- کارهایی که تاثیر کمی دارند ولی به تلاش زیادی نیاز دارند، جز کارهای بیهوده به شمار می‌روند.
مرور نهایی
- کارهای خود را بر اساس قدیمی و جدید مشخص کنید.
- هر کاری را از اول تا آخرش انجام دهید یعنی نیمه کاره رها نکنید. به طور کلی کارها را بر اساس اولویت بندی انجام دهید.
- در مورد فوریت انجام کارها به خوبی فکر کنید و ببینید آیا فوریت دارد یا نه. برخی کارها هستند که به نظر فوری می‌رسند و باید سریع انجامشان داد ولی از اهمیت بسیار کمی برخوردار هستند. مثلا تماس‌ها یا پیامک‌های تلفنی.
- همچنین همیشه اینطور نیست که کارهای پرسروصدا، کارهای باارزشی هستند.
- برای انجام هر کار، یک سیستم درست کنید و هر بار یک قدم بر دارید تا کامل و کامل تر شود.
- همچنان که در حال انجام کارها هستید، ارزش افزوده آنها را نیز در نظر داشته باشید.
ترجمه اختصاصی مجله قرمز از مقاله Issac Chiles
منبع : sojourn