گاهی اوقات حس می‌کنید زمان کم می‌آورید و ۲۴ ساعت روز کم است اما به جای فکر کردن به کم بودن زمان، روشهای مدیریت زمان را یاد بگیرید تا بتوانید از وقت‌تان استفاده بهینه کنید. در زیر ۲۰ ترفند مهم که واقعا موثر هستند به اختصار آورده شده است.
بیشترین استفاده را از وقت خود بکنید
اگر لیست وظایف شما مرتب طولانی و طولانی‌تر می‌شود، تعداد ساعات روز مقصر این موضوع نیست. اگر بدانید چگونه زمان خود را به درستی مدیریت کنید، بررسی بیشتر موارد لیست وظایف خود را شروع خواهید کرد. برخی از روشهای مدیریت زمان را که واقعا به شما کمک می‌کند، در زیر آورده‌ایم بنابراین آنها را همراه ما مرور کنید.
ترفندهای مدیریت زمان: برای یادداشتهای خود از استیک نوت استفاده کنید
قبل از اینکه کار روزانه خود را شروع کنید، لازم است که یک دقیقه وقت بگذارید و هر چیزی را که امیدوارید کامل کنید، مورد توجه قرار دهید. یک روش عالی برای انجام این کار ایجاد نقشه بصری موضوع مورد نظر با استفاده از کاغذهای یاداشت رنگی است. دبورا سوئینی هماهنگ کننده ارشد یک شرکت گفت: من وظایف را بر اساس اولویت یا مهلت انجام کار ترتیب بندی می‌کنم و موضوعات مورد بحث دیگر را که دوست دارم قبل از اتمام روز به آنها برسم، اضافه می‌کنم. هر موقع که یک وظیفه تمام شد، از یک یادداشت رد شده و روی آن خط ممتد می‌کشد. وی توضیح می‌دهد، عمل خط کشیدن به سمت جلو از لحاظ جسمی باعث می‌شود من احساس کنم دستیابی بهتری به وظیفه‌ام داشته‌ام و این مرا ترغیب می‌کند تا از عهده وظایف بیشتری در بخش پیشرفت هفتگی برآیم. آویزان کردن کاغذهای استیک نوت بالای میز روش موثری برای حفظ احساس فوریت و تمرکز بر روی کار است.
روشهای مدیریت زمان: هر روز همان ساعت بیدار شوید
اتخاذ یک برنامه منظم خواب باعث افزایش بهره وری می‌شود. وی گفت: من آن را نقطه‌ای برای بیدار شدن هر روزه در همان زمان تبدیل می‌کنم به این ترتیب همیشه طبق برنامه عمل می‌کنم. این شامل تعطیلات و آخر هفته نیز هست. کریستین مارکت، مدیر عامل شرکت فم فوندر گفت: همه می‌دانند که هفت تا نه ساعت خوابیدن توانایی‌های شناختی ما را تقویت می‌کند اما ممکن است تعجب کنید که یاد بگیرید لازم است که هر شب همان هفت تا نه ساعت بخوابید. کارشناسان دریافته‌اند که الگوهای نامنظم خواب می‌تواند ریتم شبانه روزی بدن را مختل کند و این مانع از این می‌شود که فرایندهای بیولوژیکی به طور مناسبی با هم کار کنند. در عوض این کار می‌تواند اثر منفی بر توانایی‌های شناختی، بهره وری و سلامتی ما تاثیر منفی بگذارد. مارکت می‌گوید: با حفظ زمان منظم بیداری به راحتی می‌توانم به روشنی فکر کنم و این بدان معنی است که می‌توانم با ضرب الاجلها روبرو شوم و در کل تلاش بیشتری انجام می‌دهم. نکته اینکه تعهد به یک چرخه خواب ثابت، روشی عالی برای بهینه سازی کارآیی و مدیریت زمان است.
روشهای مدیریت زمان: برای هر جلسه هدفی را تعیین کنید
اگر مسئول جلسه‌ای هستید، حتما قبل از شروع جلسه هدفی را تعیین کنید و قبل از انجام بگذارید تیمتان هم بدانند نتایج مورد انتظار شما چیست. اگر کسی از نتیجه مورد نظر شما آگاه نباشد، به راحتی وقت شما تلف می‌شود. این کار همچنینت به شما کمک می‌کند تا زمانی که واقعا در جلسه هستید کاهش یابد و همکارانتان سریعتر سر میز کار خود رفته و کار خود را زودتر شروع کنند.
ترفندهای مدیریت زمان: چند وظیفه را با هم انجام ندهید
وقتی که برنامه شلوغی دارید ممکن است وسوسه شوید تا چندین تب را روی رایانه باز کنید (کاری که اغلب بلاگرها انجام می‌دهند) و بین وظایفتان بچرخید و از این تب به آن تب بروید. البته اگر چه ظاهرا انجام چندین پروژه به طور همزمان مدیریت زمان شما را بهبود می بخشد اما واقعا اثری خلاف تصور شما دارد نکته‌ای که مدرسان شغلی معمولا به شما نمی‌گویند. طبق گفته محققان دانشگاه استنفورد، انجام چند وظیفه همزمان موجب کاهش توجه می‌شود و فرد را مستعد حواس پرتی می‌کند و زمان پردازش ذهنی را افزایش می‌دهد. مارکت به عنوان یک مدیر ارشد اجرایی سعی کرد مدیریت زمان را از طریق چند وظیفه‌ای عمل کردن، بهبود بخشد اما در نهایت متوجه شد که این کار اصلا موثر نیست. حالا به جای پاسخ دادن به ایمیلها به هنگام ظاهر شدن روی نمایشکر و کار کردن روی پروژه‌های متعدد تنها یک کار را در یک زمان با تمرکزی قوی انجام می‌دهد. تمرکز روی هر وظیفه به طور جداگانه مارکت را قادر می‌سازد تا وظایفش را به خوبی با استفاده از برنامه مدیریت کند و کارهای متفکرانه و با کیفیت تولید کند.
روشهای مدیریت زمان: از عملکرد مزاحم نشوید استفاده کنید
بسیاری از شرکتها از اپلیکیشنی همانند مایکروسافت تیم یا slack برای برقراری ارتباط سریع با یکدیگر استفاده می‌کنند. این کار می‌تواند مناسب و راحت باشد اما در این صورت در هر ۳۰ ثانیه ده اعلان دریافت می‌کنید در حالی که بقیه افراد در گروه در حال چت کردن هستند. اگر وظیفه مهمی دارید که باید روی آن تمرکز کنید از ویژگی مزاحم نشوید استفاده کنید و یک پیام وضعیت بگذارید که می‌گوید در حال کار کردن روی پروژه‌ای هستید بنابراین وقتی که بلافاصله جواب ندهید دیگران از دست شما دلخور نمی‌شوند.
روشهای مدیریت زمان: زمانی که هر وظیفه می‌گیرد ثبت کنید
ردیابی و ثبت زمان ظاهرا همانند یکی از روشهای مدیریت زمان بسیار موثر باشد. با این وجود اگر همیشه در مورد اینکه چقدر کار در روز، هفته یا حتی ماه می‌توانید انجام دهید، احتمالا واقعا نمی‌دانید که برای هر وظیفه چقدر زمان برای تکمیل شدن، صرف خواهید کرد. جان بریز، بنیانگذار و مدیر عامل یک شرکت توصیه می‌کند که زمان شروع کار و زمان اتمام آن را یادداشت کنید تا سرعت کار خود را مشخص کنید. پس از گذراندن یک هفته ردیابی مدت زمان انجام وظایف مختلف، می‌توانید تخمین بزنید که تکالیف بعدی چه مدت طول می‌کشد. علاوه بر این، این ترفند مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند که بفهمید دقیقا کجا دارید وقت را تلف می‌کنیدبنابراین می‌توانید روشهای کار کردن خود را بهبود بخشید و بهره وری خود را بهینه کنید.
روشهای مدیریت زمان: زمان بندی وقتهای استراحت
مغز انسان تا قبل ا ز زمان نیاز به استراحت، فقط به مدت ۹۰ تا ۱۲۰ در هر زمان می‌تواند تمرکز کند. حتما اوقات استراحت بین وظایف در طول روز را برنامه ریزی کنید. این کار به شما کمک می‌کند که در درازمدت کار بیشتری را انجام دهید. یک وقفه زمانی ایجاد کنید تا بطری آب خود را دوباره پر کنید، مقداری ناهار بخورید یا فقط از میز خود به مدت چند دقیقه دور شوید. بگذارید ذهنتان از آخرین کاری که انجام داده‌اید رها شود و آماده شوید تا روی کار بعدی تمرکز کنید.
ترفندهای مدریت زمان: به هر روز هفته مضامینی را اختصاص دهید
هنگامی که حرفه شما جوری است که نیاز به کار در بخشهای مختلف یا مشارکت در چندین پروژه مختلف دارید، تعویض کارها می‌تواند وقت گیرترین بخش روز شما باشد. پرش بین مضامین مختلف، بازاریابی یک کالا برای فروش و سپس بازاریابی برای کاری دیگر می تواند سخت باشد. به همین دلیل است که لورا هرتس، مدیر ارشد شرکت هدایایی می‌گوید هر روز هفته را به یک موضوع اختصاص دهید. هرتز می‌گوید: موضوع بندی روزها به ما کمک می‌کند مفیدتر باشیم چون وظایف مشابه را با همدیگر در یک گروه قرار می‌دهیم و این ریتمی از توجه و تمرکز ایجاد می‌کند. به علاوه، این ترفند مدیریت زمان، دقایق طولانی و بیهوده‌ای را که صرف می‌کنید تا تمرکز بین بخشهای مختلف بگیرید، از بین می‌برد. شنبه‌ها را به بازاریابی اختصاص دهید، سه شنبه‌ها برای مدیریت وظایف، چهارشنبه‌ها برای جلسات و غیره. موضوع بندی روزها، روشی سریع، آسان و روشی سازمان دهی شده برای بهبود مدیریت زمان و اثرگذاری است.
روشهای مدیریت زمان: یک ایمیل را دو بار ارسال نکنید
اگر شغل شما به برقراری ارتباط و روابط عمومی زیادی نیاز دارد، احتمال دارد که وقت زیادی را صرف نوشتن ایمیلهای اضافیه کنید. یک نکته آسان برای کاهش زمانی که صرف ایمیل کردن می‌کنید و افزایش زمانی که برای پروژه‌های مهم، استاندارد سازی فرایند ارتباطی شماست. به عبارت ساده هرگز همان پیام را دوباره ننویسید. اگر بیش از چند بار همان ایمیل را می‌تویسید آن را به عنوان یک قالب ذخیره کنید. حتی اگر در بخش پیش نویسها باشد. حتی اگر ایمیلها دقیقا همان فرمت را نداشته باشند می‌توانید با درست کردن یک قالب ارائه که آن را داخل هر ایمیل کپی و الصاق می‌کنید، در وقت خود صرفه جویی کنید. همچنین اگر ایمیلتان را کمتر چک کنید، سازنده تر خواهید بود. در عین حال شخصی سازی ایمیل هم برای تقویت روابط حرفه‌ای مهم است که برای این کار درست کردن قالبهای پیام رسانی، به میزان زیادی باعث بهبود روشهای مدیریت زمان خواهد شد.
روشهای مدیریت زمان: ایمیلتان را سازماندهی کنید
شما می‌توانید بوسیله داشتن یک ایمیل سازماندهی شده و مرتب شده، مقداری زیادی از زمانتان را ذخیره کنید. اگر در طول روز بیش از آنچه که می‌توانید ایمیل دریافت کنید، از ترفندهای جی میل برای مرتب کردن صندوق ورودی خود استفاده کنید. می‌توانید پاسخهای آماده را تنظیم کنید، ایمیلهایی داشته باشید که به محض اینکه می‌آیند بطور خودکار داخل پوشه‌هایی خاص سازماندهی شوند و تنظیم هوشمندانه به شما کمک می‌کند تا سریعتر تایپ کنید.
روشهای مدیریت زمان: وظایف خود را اولویت بندی کنید
اغلب افراد حتی وقتی تشخیص دهند که بعضی پروژه‌ها از سایرین مهمتر هستند، در آغاز پروژه‌های بزرگتر ما اغلب تعلل ایجاد می‌شود. بسیاری از افراد واقعا در تشخیص بین کارهای فوری، مهم و استاندارد مشکل دارند. به گفته جیسون پاتل سفیر سابق شغلی در دانشگاه جورج واشنگتن گفت: گذاشتن موضوعات مهم در بخش انتهایی برنامه شما بسیار خطرناک است. پاتل اینطور استدلال می‌ند که پر کردن مخزن با استفاده از سنگهای بزرگ در ابتدا و سنگریزه‌های کوچک در مرحله بعد آسانتر از آن است که مخزنتان را ابتدا با سنگریزه پر کنید سپس سنگهای بزرگ. همین مساله در مورد زمان هم صدق می‌کند. اولویت بندی کنید و انرژی خود را در ابتدای کار روی مهترین وظایف بگذارید. چطور بفهمید که کدام پروژه‌ها از همه مهمتر هستند؟ پاتل می‌گوید: اهمیت این وظایف به اهداف، رشد و ارزشهای شرکت یا اداره شما بستگی دارد. اگر انتظار دارید یک پروژه به میزان زیادی موفقیت شرکت شما را ارتقا بخشد، آن را یک اولویت مهم قرار دهید. در غیر این صورت، آن را برای بعد نگه دارید.
روشهای مدیریت زمان: یاد بگیرید چگونه نه بگویید
وقت شما به همان اندازه کسانی که با شما سر کار هستند، ارزشمند است. اگر کسی از شما چیزی را می‌خواهد که با اهداف شما تطابق نداشته باشد، مودبانه به آنها بگویید که طبق برنامه خود وقت ندارید و باید روی چیزهای بزرگتری تمرکز کنید. اگر می‌خواهید قبل از رد یک پیشنهاد، مقداری زمان برای خودتان بخرید، به آنها بگویید که برنامه خود را بررسی کرده و به آنها برخواهید گرداند. به این روش می‌توانید روز یا هفته‌تان را برنامه ریزی کنید تا ببینید که آیا واقعا برای تکمیل وظایف اضافی وقت دارید یا خیر.
روشهای مدیریت زمان: از شب قبل روزتان را برنامه ریزی کنید
وقتی هر روز صبح وارد کار می‌شویم با تعداد زیادی از وظایف وحشتناک مواجه می‌شویم و هیچ راه حلی برای شروع کار نداریم. در این ساعتهای مبهم، ما هر کاری را به آرامی انجام می‌دهیم و نخستین بخش روزمان را برای ساختن یک برنامه تلف می‌کنیم. اگر چه ظاهرا سازماندهی کاری سازنده به نظر می‌آید اما واقعا زمان زیادی را صرف می‌کند و ناکارآمد است. به همین دلیل پیشنهاد می‌شود که از شب قبل برنامه ریزی روز بعد خود را انجام دهید. کار کردن طبق راهبردها و اولویت بندی، عجله و نا امیدی را به حداقل خواهد رساند، شانس انجام شدن کارهایی که مهمتر هستند افزایش می‌دهد و شما را قادر می‌سازد که روزتان را مثبت و سازنده شروع کنید. به علاوه برنامه ریزی کردن در بعداز ظهر زمان کمتری را نسبت به صبح می‌گیرد که ذهن شما هنوز گیج خواب است. بیرون رفتن از رختخواب برای پیدا کردن لباسی که قبلا انتخاب شده، وعده‌های غذایی از قبل ترتیب داده شده و کارتان را که می‌توانید بلافاصله شروع کنید همگی رضایت بخش هستند. این نکته یکی از چندین روش برای اطمینان از این است که هرگز دیر نخواهید کرد و ممکن است حتی مقداری زمان اضافه در روز برای استراحت کردن پیدا کنید.
روشهای مدیریت زمان: رفت و آمد خود را حساب کنید
چه پیاده به سرکار بروید و چه با ماشین یا مترو، همگی یک زمانی را در طول روز می‌گیرند که در واقع زمانی از دست رفته است. به جای موزیک گوش کردن یا بی فکر از پنجره به بیرون نگاه کردن، زمانتان را با وظایفی که می‌توان به آنها دست یافت، پر کنید مثل تلفن کردن یا گوش کردن به پادکستهای مفید. حتی اگر معمولا خارج از اداره کاری انجام نمی‌دهید باز هم ممکن است روی این بخش کسل کننده و مهم روز تمرکز کنید. اگر تمایل دارید کار خود را به خانه بیاورید می‌توانید روشهای موفقیت در دورکاری را هم یابد بگیرید. به علاوه، برنامه ریزی تماسهای سریع کنفرانسی با استفاده ز برنامه می‌تواند به شما کمک کند که روابط میان ارباب رجوع و کارمندان را تخصصی‌تر کنید، ضرب اجلها را انجام دهید و حتی خارج از اداره یک ساعت وقت مفید داشته باشید.
روشهای مدیریت زمان: تلفنتان را خارج از رختخواب بگذارید
وقتی خواب هستید، مغزتان در حال کار کردن برای سازماندهی خاطرات و افکار شماست اما بدن شما به طور کامل احساس راحتی می‌کند. همینکه از خواب بیدار می‌شوید، آن ترکیب می‌شود خلاقانه‌ترین نقاط روز شما که برای ایجاد راه حلهای جدید یا داشتن افکار سرگرم کننده عالی است. اما افزودن تلفن به این معادله همانند مانعی در مسیر این جریان خلاقیت قرار می‌گیرد. به گفته سامانتا بنت هیچ چیزی در اینترنت وجود ندارد که نتواند به مدت ۲۰ دقیقه منتظر بماند تا شما مقداری تنفس فکری و افکار مثبت داشته باشید سپس به سراغ آن بروید. از یک ساعت زنگدار استفاده کنید (بله یک ساعت واقعی) تا به هنگام صبح از خواب بیدار شوید و اگر در مورد تلفنهای ضروری نگران هستید، آن را نزدیک در جایی که صدای آن برسد اما خارج از دسترس باشد نگه دارید.
ترفندهای مدیریت زمان: روز را با مهمترین کار شروع کنید
صبح هنگام به محض اینکه پشت میز کار خود رفتید مهمترین کار خود را شروع کنید، وظایف راهبردی که فقط شما می‌توانید انجام دهید. اگر با بررسی ایمیلها یا شبکه‌های اجتماعی کارتان را شروع کنید، نیمی از اوقات صبحتان را هدر خواهید داد. نکته بعدی که می‌دانید، این است که دو ساعت گذشته اما شما به هیچکدام از مطالب مهم نرسیده‌اید و بقیه روز شما با جلسات و تماسها شلوغ است. در عوض این مراحل را دنبال کنید تا در اولین ساعات کار سازنده تر باشید. یک تایمر به مدت دو دقیقه تنظیم کنید تا صندوق ورودی خود را خیلی سطحی بخوانید اما اگر چیزی وجود ندارد که نیاز فوری به توجه شما داشته باشد راهبرد خود را به سمت کاری مهم برای صبحی سازنده‌تر که یک روز موفق را برای شما به ارمغان می‌آورد، ببرید.
روشهای مدیریت زمان: سریع پاسخ دهید اما فوری نه
شما باید یک ارتباط دهنده قابل اتکا باشید اما کنار گذاشتن همه چیز برای پاسخ سریع به افراد نه تنها شما را مجبور به سازگاری با برنامه‌های آنها می‌کند و شما را از برنامه‌تان دور می‌کند بلکه به شما فرصت نمی‌دهد تا بطور کامل در مورد جواب خود فکر کنید. بنت می‌گوید: من دوست دارم قبل از پاسخ دادن به ایمیلها، تماسها و سایر پیامها ۲۴ ساعت منتظر بمانم. من متوجه شدم که این کار به من فرصت می‌دهد تا آنها را اولویت بندی کنمف درخواستهای مردم را در نظر بگیرم و به آنها پاسخ قاطعی بدهم. اگر به کسی نه بگویید، نیازی به دادن توضیحات طولانی ندارید فقط مبهم باشد و از شخص بابت اینکه به شما فکر کرده با مهربانی تشکر کنید.
روشهای مدیریت زمان: همه چیز را وارد تقویم کنید
تقویم شما نباید محدود به ملاقات و ضرب الاجلها باشد. از آن برای زمان بندی همه چیزهای کوچک از مرتب کردن میز تا پیاده روی بعداز ظهر، استفاده کنید. من همیشه از اراد می‌شونم که کاش وقتی برای کتاب نوشتن داشتم. شما می‌توانید این کار را بکنید. فقط دارید آن زمان را صرف کارهای دیگر می‌کنید. اگر فعالیتهای غیر ضروری را ننویسید، این احتمال وجود دارد که اجازه دهید کارهای دیگر ادامه پیدا کند. علاوه بر این ترفندهای سازنده به شما کمک می‌کند تا دقیقه نودی بودن را کنار بگذارید، متعهد شوید که وقت خود را با تقویم تقسیم بندی کنید. این کار شانس اینکه به کارهایی که امید داشتید دست یابید، افزایش می‌دهد.
ترفندهای مدیریت زمان: آگاهانه خبر کسب کنید
به جای اینکه وارد چرخه خبری ۲۴ ساعته شوید، زمانی را برای اخبار اختصاص دهید. اگر روزنامه صبح را بخوانید بهتر از آن است که وارد توئیتر شوید تا بدانید چه اتفاقی می‌افتد و بخاطر داشته باشید که در اصل، تجارت خبری بخشی از صنعت سرگرمی است که برای تحریک احساسات شما طراحی شده تا شما را درگیر خود کند. وقتی که اجازه می‌دهید که افراد دیگر بخصوص افرادی که در صنعت سرگرمی هستند، نظرات خود را به شما القا کنند یا به شما بگویند که چه چیزی میهم است در واقع قدرت را به آنها واگذار می‌کنید. متفکرانه تماشا کنید و بخوانید، از خودتان سوال کنید که آیا نظرات در مورد رویدادهای اخیر مال شماست یا دیگران.
روشهای مدیریت زمان: به دنبال رسانه‌های جدید باشید
از مسیر همیشگی خارج شوید. کار کردن، تماشا کردن یا گوش کردن به همان چیزهایی که هر روز این زمان مثل این است که فرصتها از دست شما بلغزد. به جای ماندن روی همان رسانه، از روشهای جدید برای یادگیری و سرگرمی استفاده کنید. چه در پادکست، مدییتشن یا پروژه‌های صنایع دستی یا کارهای هنری باشید لازم نیست که خود را در رسانه‌های بازار انبوه محدود کنید. صرف وقت برای ساختن خاطرات جدید و یافتن رسانه‌ای نو به غنی سازی زندگی شما کمک خواهد کرد. یکی از بهترین رسانه‌ها برای معرفی کالا یوتیوب است که می‌توانید یک کانال ایجاد کرده و ویدئوهای آموزشی یا معرفی کالای خود را ارائه دهید. توجه کنید که نوع کالای شما به تنهایی مهم نیست بلکه شیوه بیان آن بسیار مهمتر است.
ترجمه اختصاصی توسط مجله قرمز
منبع: rd